La firma de Redmond da un paso de gigante al ofrecer a profesionales y empresas de todos los tamaños Office Web Apps, Exchange, Lync y SharePoint gestionados en la Nube y por unos pocos euros al mes por cada usuario.
Aunque los servicios en la Nube de Microsoft para empresas llevan tiempo funcionando, estaban dirigidos básicamente a empresas grandes o medianas con fuerte capacidad de inversión, equipos de TI propios y muchas veces apoyados por partners. Por ello, el servicio Office 365 recién lanzado en versión definitiva (tras semanas de fase beta para 38 países) supone un antes y después.
El nuevo producto tiene como público objetivo a profesionales independientes y empresas de todos los tamaños (microempresas incluidas), a los que ofrece, bajo un modelo de pago mensual por usuario, todo un entorno de productividad y trabajo colaborativo en la Nube. Esta plataforma está gestionada y mantenida íntegramente por Microsoft, con un acuerdo de nivel de servicio del 99,9% y soporte en castellano 24x7.
Con ello, además de poder acceder en cuestión de minutos a herramientas que, compradas e instaladas de manera local supondrían grandes inversiones, los profesionales y pequeñas empresas no necesitan contar con equipos de TI propios.
¿Qué incluye Office 365?
Aunque más adelante repasamos las cuatro grandes áreas que incluye Office 365 para pymes en detalle, es importante recordar que básicamente ofrece una plataforma de correo/calendario bajo nuestro propio dominio (Exchange); un entorno colaborativo para, por ejemplo, mantener videoconferencias o chats con otros compañeros vía Internet (Lync); un servicio para crearintranets, en el que colgar toda nuestra documentación compartida e, incluso, la página web pública de la empresa (SharePoint); y la posibilidad de manejar nuestros documentos de Office desde cualquier navegador web y plataforma gracias a las Office Web Apps.
Herramientas muy conocidas
Lo mejor, no obstante, es que todas estas posibilidades, además de estar accesibles desde un navegador web, pueden ser aprovechadas localmente utilizando las herramientas habituales de Office.
Así, manejaremos el correo Exchange desde Outlook, y utilizaremos nuestro Word, Excel o PowerPoint de siempre para crear, abrir y trabajar en documentos compartidos colgados en nuestra intranet colaborativa basada en SharePoint o disponibles en el entorno de Office Web Apps.
Aquí los usuarios pueden almacenar sus documentos privados, para así tenerlos disponibles al llegar a casa o conectarse desde todo tipo de dispositivos, como el propio teléfono móvil.
Además, la configuración del entorno es realmente fácil para cualquier usuario con unos conocimientos mínimos, con la posibilidad de crear usuarios con diferentes niveles de acceso, permisos específicos según servicio, etc.
Este es el aspecto de la interfaz on-line que vemos al entrar en nuestro Office 365 vía web. Desde aquí, podemos acceder fácilmente al correo, la intranet o las herramientas colaborativas. En nuestro caso, se trata de la beta que hemos podido probar antes del lanzamiento oficial.
Aplicaciones
Exchange Online
Con solo configurar las DNS de nuestro dominio para que apunten al servicio en la Nube de Microsoft, podemos manejar todo nuestro correo a través del servicio de Exchange Online. Con 25 Gbytes de cuota por buzón y un potente servicio antispam integrado, este entorno permite gestionar de manera unificada el correo electrónico, nuestro calendario/tareas y contactos.
Podemos acceder a todo ello desde un navegador web, configurarlo en nuestro terminal móvil (Android, BlackBerry, iPhone, Windows Phone, etc.), o directamente desde el Outlook instalado localmente en nuestro PC, como habitualmente hemos hecho con cuentas POP3/SMTP.
Sharepoint Online
Este entorno de Microsoft permite crear entornos web en cuestión de minutos tanto para uso interno como externo. En el primer caso, podemos crear intranets para trabajo en grupo, con secciones para colgar documentos compartidos, tablones de anuncios, foros de debate o calendarios comunes.
Esta intranet es solo accesible para los integrantes de la empresa, y permite abrir y editar documentos de Office directamente sobre el entorno on-line utilizando nuestro Word/Excel/PowerPoint local. Igualmente, permite crear páginas web públicas bajo nuestro dominio, de manera rápida y sin conocimientos de diseño o programación.
Lync Online
Este servicio es quizá el menos conocido de Microsoft en el área del profesional y la pequeña empresa, sin embargo, ofrece impresionantes posibilidades. Gracias a él, podemos tener mensajería instantánea, videollamadas o conferencias en línea, apoyándonos para ello en las aplicaciones de Office instaladas localmente en nuestro equipo, como por ejemplo Microsoft Outlook.
Esto nos permite poner en práctica las posibilidades del teletrabajo, manteniendo reuniones virtuales con otros miembros de la empresa, clientes que ya cuenten con este sistema, e incluso cualquier usuario gratuito de Windows Live Messenger.
Office Web Apps
Ya disponibles de manera gratuita para los usuarios del servicio Windows Live, la integración de estas aplicaciones en la Nube permite crear, abrir y editar documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote desde cualquier navegador web y sin necesidad de tener la aplicación instalada localmente.
Entre sus ventajas, hay que señalar la posibilidad de almacenar en la Nube los documentos que vamos a necesitar en otra ubicación, acceder a ellos desde el móvil, trabajar desde cualquier parte (incluso si no estamos con nuestro PC) o hacerlo de manera simultánea con otro compañero del trabajo o cliente.
El laberinto de las versiones
Si algo podemos achacar a Microsoft, es la aparente complejidad con la que ha denominado inicialmente a sus diferentes versiones de Office 365. Por una parte, tenemos Office 365 para profesionales y pequeñas empresas, con hasta 25 usuarios (excepcionalmente hasta 50), que tiene con 25 Gbytes de cuota por usuario y con soporte de la propia comunidad. Este servicio se ofrece por 5,25 € por usuario y mes, y del que hablamos en este Especial.
Más allá, tenemos Office 365 para medianas y grandes empresas, que permite parametrizar al máximo sus necesidades, y pueden combinarse sin límite para ajustarse a las necesidades y presupuesto de cada entorno. Así, Microsoft ofrece cuatro opciones dentro del llamado Plan E (para los llamados trabajadores de la información, que incluso pueden contar con licencias físicas de Office Pro Plus y servicios de integración de voz). Estas opciones varían desde 9 hasta 25,50 euros por mes y usuario.
Además, hay otras dos opciones en el denominado Plan K (destinado a los llamados trabajadores remotos, o personal con mínimo uso del entorno, que básicamente necesitan acceder ocasionalmente al correo electrónico). Estas opciones varían entre 3,57 y 9 euros por usuario y mes.
Finalmente, existen versiones educativas orientadas a colegios y universidades, cuyas peculiaridades se pueden encontrar en esta web.
La suite de Microsoft frente a Google Apps for Business
Aunque Microsoft no quiere ni oír hablar de comparaciones entre su nuevo Office 365 y la suite Google Apps, estas son inevitables e incluso convenientes. En el caso de la plataforma de Google, nos encontramos con un producto más veterano, que lleva más de tres años en el mercado y que, poco a poco, ha conseguido hacerse un hueco importante en compañías de todos los tamaños.
Su punto más fuerte es, sin duda, la plataforma de correo de Google (basada en el conocido Gmail) y su potente filtro antispam basado en Postini. Este ofrece incluso la posibilidad de controlar el correo corporativo de salida con filtros que evitan la salida de información sensible, o servicios opcionales de archivado de todos los mensajes hasta 10 años.
También ofrece servicios de calendarios personales y compartidos, contactos, mensajería instantánea y videollamadas, una suite ofimática on-line con Google Docs (procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones), creación de sitios web de manera rápida y sencilla con Google Sites, así como la infinidad de herramientas de Google (YouTube, Blogger, Reader, Adwords, Analytics, etc.) personalizados bajo nuestro propio dominio. Todo ello con 25 Gbytes de almacenamiento por usuario.
El coste es similar (40 €/año por usuario), aunque ofrece una versión gratuita de hasta 10 usuarios con 7 Gbytes/buzón. Y aunque el proceso de configuración y puesta en marcha es incluso más sencillo que con Office 365, la solución de Google carece de la integración total con las herramientas locales de Office que sí permite su competidor.
PCA Opina: un concepto que viene para quedarse
Si algo le recriminábamos a Microsoft era su lenta travesía hacia los servicios en la Nube, máxime cuando sus competidores más directos llevan años repartiéndose el pastel. Sin embargo, ahora que hemos podido probar Office 365, nuestra opinión es que la espera ha valido la pena.
Este nuevo servicio viene a completar la estrategia de Microsoft en la Nube, dejando los productos Windows Live para uso personal y este nuevo Office 365 para organizaciones de todos los tamaños que busquen eficiencia, productividad, facilidad en la puesta en marcha, ahorro en la gestión y compra, y las ventajas de trabajar en la Nube.
Además, añade las garantías que ofrece una compañía de la talla de Microsoft; y, lo mejor, un coste realmente ajustado que queda al alcance de cualquier profesional o empresa por pequeña que esta sea. Entre los detalles que más nos han gustado, la compatibilidad más allá del ecosistema Microsoft (con sistemas Mac OS X o navegadores Firefox/Chrome/Safari), o la extrema sencillez de su configuración.
¿Quién puede necesitar estas herramientas on-line?
En nuestra opinión, los más beneficiados con la llegada de Office 365 serán los profesionales autónomos y microempresas.
Para ellos, y en muchas ocasiones por el mismo coste anual que ahora les supone un alojamiento web con correo con su proveedor de hosting habitual, tendrán un buen elenco de herramientas en la Nube con mantenimiento cero y sin complicaciones a la hora de comprar servidores, licencias o configuraciones.
De hecho, solo por la parte de Exchange Online con 25 Gbytes para nuestro correo/calendario/contactos bien vale la pena. El resto de funciones quizá requieran cambiar un poco de mentalidad (local vs la Nube), pero terminan cayendo por su peso en cuanto se experimenta con ellas un poco.
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