TRABAJO EN EQUIPO A DISTANCIA

Nivel: Intermedio

Collabtive es de código abierto y lo único que necesitaremos para su instalación es un equipo con Apache, PHP y MySQL. Lo podremos instalar en un ordenador para una red local o en un servidor. Nosotros entendemos que el verdadero potencial de un software así se aprovecha cuando puedes consultar la información en cualquier momento y lugar, por lo que lo instalaremos en un servidor. Los requisitos que necesitamos y que ya hemos nombrado son muy comunes y los ofrecen empresa de hosting a precios al alcance de cualquiera (en torno a 6 €/mes).

Paso 1. Obtén Collabtive

Lo primero que debemos hacer es bajarnos los archivos de instalación de Collabtive, nos dirigimos a la web del proyecto y, en la pantalla de inicio, se nos muestra la posibilidad de descargarnos la última versión estable pulsando sobre Download. Obtendremos un archivo de algo menos de 6 megas que deberemos descomprimir, ya que está en formato ZIP.

Paso 2. Sube los archivos al servidor por FTP

Mediante nuestro cliente de FTP favorito (por ejemplo, FileZilla) deberemos subir los archivos a nuestro servidor. Nosotros hemos creado una carpeta llamada collabtive, donde subiremos los archivos que acabamos de descomprimir. Para ello necesitaremos saber la dirección del servidor, usuario y contraseña. El proceso puede durar unos minutos, pues son unos 1.700 archivos los que se manejan. Una vez en su sitio, deberemos crear una carpeta llamada templates_c y darle permisos de escritura.

Paso 3. Crea una base de datos MySQL

El siguiente paso es crear la base de datos que utilizará Collabtive. Normalmente, nuestro servidor nos permitirá hacerlo de una manera sencilla mediante un panel de control. En nuestro caso, solamente debemos poner un nombre a la base de datos, así como indicar un usuario y una contraseña que permita el acceso a la misma.

Paso 4. Configura el software

Ya tenemos todo lo necesario para poner en marcha nuestro software web de proyectos. Ahora, debemos dar unos pasos de configuración básicos. Nos dirigimos a nuestro servidor metiendo la URL en nuestro navegador favorito. Si habéis alojado los archivos en una carpeta llamada Collabtive, será algo similar a www.midominio.com/collabtive/install.php. Nos aparecerá una página donde tendremos que elegir el idioma, un resumen que informa de si el servidor cumple con los requisitos necesarios de escritura en determinados archivos (si no es así, deberemos dárselos) y una parte de configuración donde deberemos poner el servidor de base de datos (normalmente, localhost si la web y la base de datos están en el mismo ordenador), el nombre de la base de datos, el usuario y su contraseña . Una vez completado todo, pulsamos sobre Continuar.

Seguidamente, tendremos que crear el usuario que tendrá permisos de súper administrador. Nos pide un usuario y una contraseña, que debemos escribir bien a la primera, pues no nos pide confirmación de la misma. Pulsamos sobre Continuar para llegar a una pantalla de confirmación que nos permite iniciar por primera vez la sesión. Pulsamos sobre Iniciar sesión. Una vez realizados estos pasos, debemos borrar los archivos install.php y update.php del servidor por motivos de seguridad.

Paso 5. La interfaz

Una de las grandes ventajas de Collabtive es su sencillez. Cada vez que queramos ingresar en nuestro gestor de proyectos, deberemos introducir en nuestro navegador la dirección de instalación tipo www.dominio.com/colla btive. Luego, rellenaremos nuestro usuario (admin en nuestro caso) y contraseña que creamos en el paso anterior. Si vamos a hacer uso frecuente de Collabtive, podemos marcar la opción Mantenerse conectado. A continuación, pulsamos el Botón de encendido para Iniciar sesión.

Nos aparece nuestro Escritorio, que es como llama Collabtive a la página principal. Lo primero que vamos a hacer es configurar los parámetros básicos del sistema. Nos vamos al icono de Administración/Configuración del sistema. Desde aquí podremos configurar Nombre, Subtítulo, Zona horaria, Idioma, Formato de fecha y Plantilla que se usará por defecto. Una vez rellenado todo a nuestro gusto, pulsamos sobre Enviar. Se nos muestra un mensaje de confirmación con los cambios.

Debajo tenemos otros dos recuadros, uno para importar proyectos de Basecamp y otro de configuración de correo. Es imprescindible rellenar este último con los datos de una cuenta de correo si queremos que el sistema envíe e-mails de notificación a los usuarios.

Paso 6. Añade Usuarios

Añadir usuarios es una de las partes fundamentales de Collabtive. Los usuarios son las personas que van a poder acceder al panel de Collabtive y consultar los proyectos de los que forman parte. Para añadirlos, debemos dirigirnos a Administración/Administrar usuarios. Nos aparece una lista con los usuarios actuales, de momento solo Admin. Pinchamos sobre Añadir Usuario para rellenar una serie de campos como Nombre (por ejemplo, Usuario 1), Correo Electrónico y Tarifa horaria.

Inmediatamente después, debemos asignarle un Papel o perfil al nuevo usuario. Se puede elegir entre Client (cliente), User (usuario) y Admin (administrador). Un cliente solo es capaz de consultar proyectos, un usuario puede modificarlos pero no crearlos ni borrarlos y un administrador tiene control total sobre todos los proyectos, los usuarios y el sistema. Estos papeles y sus permisos predefinidos se pueden cambiar si estamos registrados como administradores, aunque se hallan definidos con una estructura muy lógica. Nosotros vamos a darle el Papel de Usuario a nuestro Usuario 1. Pulsamos sobre Añadir. Una vez hecho, si hemos habilitado al sistema para enviar correos (Paso 5), el usuario recibirá un e-mail notificándole el alta en el sistema.

Paso 7. Crea un proyecto

Para crear un proyecto debemos volver a la pantalla inicial o escritorio y pulsar sobre Añadir Proyecto. Vamos a suponer que el proyecto es la creación de un blog para nuestro grupo de trabajo. Debemos rellenar el Nombre del proyecto, una Descripción, una fecha de vencimiento, un presupuesto y los miembros que participan en el proyecto. En este caso, señalamos Admin (nosotros mismos) y Usuario 1. Pulsamos sobre Añadir.

Paso 8. Establece plazos

Los plazos son puntos intermedios dentro de un proyecto que sirven para delimitar en el tiempo la lista de tareas: es una especie de meta temporal. En nuestro práctico, vamos a añadir un solo plazo, dada la sencillez del ejemplo. Para ello, nos dirigimos a la pantalla del escritorio y pulsamos en el nombre del proyecto, en este caso Creación blog dentro de la sección Mis Proyectos. Se nos muestra una pantalla con un calendario, un control de tiempo y un resumen de la actividad. A su vez, hay nuevas pestañas en la parte superior. Acudimos a la segunda pestaña Plazos y luego a Añadir Plazo. Rellenamos los campos Nombre, Descripción y Fecha de vencimiento (vamos a poner la misma fecha que pusimos como fecha de vencimiento del proyecto). Pulsamos sobre Añadir.

Paso 9. Crea y asigna tareas

Las tareas son las pequeñas partes en las que dividimos un proyecto y que hacen posible que éste vea la luz. Nosotros vamos a crear cuatro tareas, una para dar de alta el blog en Blogger y otras tres para los tres primeros post. Para proyectos complejos, las tareas se pueden agrupar en listas de tareas. En este ejemplo, solo daremos de alta una lista de tareas genérica llamada Puesta en marcha del blog. Nos dirigimos a la pestaña Lista de Tareas y luego damos en el botón con el símbolo + y en Añadir lista de tareas. Rellenamos los campos Nombre, Descripción y Milestone (un fallo de la traducción, en realidad es «plazo»). Ahora, pulsamos sobre Añadir tarea y rellenamos el Título. Si queremos, podemos poner un texto explicativo, damos una fecha de vencimiento, en este caso vamos a dejar tres días a partir de hoy y le vamos a asignar la tarea al administrador. Pinchamos de nuevo sobre Añadir. Ahora, realizamos los mismos pasos para crear las otras tres tareas restantes para completar nuestro proyecto. Es decir, Escribir Primer Post, asignada al Usuario 1 con un plazo de 3 días. También hemos añadido la tarea Escribir Segundo Post, asignada a Admin, y Escribir Tercer Post, asignada a Usuario 1.

Paso 10. Control de tiempo y finalización

Ahora que ya tenemos los usuarios, el proyecto y las tareas asignadas, es hora de que los usuarios vayan metiendo la información relevante a sus tareas para, poco a poco, ir completando el proyecto.

Cuando nos registramos como usuario, nos sale la lista de proyectos en los que estamos involucrados. Si pinchamos sobre uno de ellos, se nos muestra un calendario con diferentes iconos en las fechas claves del proyecto. Al pinchar sobre cada uno de ellos, obtendremos información relevante.

Debajo de ese calendario, existe un apartado llamado Control de tiempo, que permite ir añadiendo las horas que hemos trabajado un determinado día en relación a una tarea. Es ese control de tiempo el que nos brindará la oportunidad de averiguar en el futuro si el proyecto ha ocupado más horas de las que teníamos planeadas.

Por otro lado, un usuario con los privilegios pertinentes puede dar por terminadas las tareas que tenga asignadas simplemente desmarcándolas de su lista de tareas. Cuando damos por acabada una en concreto, el proyecto muestra un avance en forma de porcentaje. En este sentido, al dar por terminada una de nuestras cuatro tareas, se muestra un 25% del proyecto completado.

Hasta aquí, las instrucciones básicas para empezar a descubrir este magnífico gestor de proyectos cuya sencillez nos permite empezar a utilizarlo desde el primer día sin necesidad de ser expertos informáticos.